Unul din sistemele informatice complexe dedicate managementului resurselor unei companii este cel de tip ERP Enterprise Resource Planning. Software-ul ERP este practic coloana vertebrala a unei organizatii, este sistemul care sustine activitatea tuturor departamentelor de la contabilitate la financiar, productie sivanzari.

Justificarea achizitiei unui software ERP este complexa. Achizitia unui software ERP implica costuri cu licentele de utilizatori, implica costuri de implementare, migrare a datelor, mentenanta, upgrade-uri. Cand tragi linie, s-ar putea sa ti se para un cost semnificativ.

Totusi, daca te uiti la valoarea pe termen lung pe care un software ERP o ofera, devine limpede ca este o investitie care se justifica. Adoptarea unor procese standardizate, o mai buna trasabilitate a produselor, un management performant al costurilor si al angajatilor inseamna in cele din urma economie de timp si bani. Pe termen lung, investitia intr-un software ERP se justifica 100% si aceasta este modalitatea in care evaluarea achizitiei unui ERP trebuie facuta. Obiectivele si planificarea pe termen lung sunt esentiale in dezvoltarea oricari afaceri, iar software-ul ERP este o componenta de baza.

3 motive pentru care investitia intr-un ERP este una recomandata

Sunt multe motive care justitifca investitita intr-un sistem ERP, insa specialistii si consultantii in solutii software pun accent pe urmatoarele trei puncte care arata importanta adoptiei acestui sistem:


1. Un sistem ERP ajuta la cresterea vanzarilor - un software ERP care contine module de tip CRM Customer Relationship Management sau SFA (Sales Force Automation) - module ce au rolul de a automatiza activitatea fortei de vanzari- ajuta compania sa vanda eficace si eficient. Orice companie, indiferent de specific sau de dimensiune, relationeaza cu clientii si administreaza informatii despre acestia, de tipul nume, adresa, CUI, facturi, plati, detalii despre serviciile achizitonate. Un modul de CRM asigura centralizarea acestor informatii si ofera o imagine de ansamblu asupra fiecarui client sau lead. Astfel se ajunge la obiective mai realiste,la task-uri mai specifice, si la sedinte de vanzari mai eficiente.

Un modul de tip SFA pune la dispozitia echipelor de teren toate informatiile necesare, in orice moment, in orice loc. Modulul permite preluarea comenzilor, urmarirea si controlul inventarului si a fluxurilor comenzilor, administrarea clientilor, previzionarea vanzarilor.

2. Un sistem ERP creste productivitatea angajatilor.„Do more with less”este sintagma care defineste cel mai bine avantajele aduse de solutiile ERP. Dupa o implementare de succes, companiile care au ales sa investeasca intr-un ERP pot sa indeplineasca mai multe sarcini, intr-un timp record, cu mai putini angajati.

3. Un ERP creste eficienta activitatii – acesta te ajuta sa automatizezi procesele de business si sa elimini activitatile redundante care nu aduc plus-valoare companiei. Implementarea sistemului va aduce o eficienta crescuta si prin alinierea informatiilor din toate departamentele companiei. De exemplu, in cazul unui business de retail se va observa o aliniere mult mai buna intre realitatea din depozit, informatiile detinute de agentii de vanzari si informatiile detinute de departamentele financiar – contabil. Acest lucru va duce la o calitate mult mai buna a serviciilor si in cele din urma la un numar mai mare de clienti multumiti.





5 semnale care iti spun ca a venit momentul sa investesti intr-un software ERP

Cum stii cand compania ta a ajuns la stadiul de dezvoltare in care trebuie analizata serios perspectiva achizitiei unei solutii ERP? Mai jos am sintetizat principalele cinci semnale care iti arata ca a sosit timpul sa contactezi furnizorii de ERP pentru a-ti face o prezentare a solutiilor lor:

1. Trasabilitatea informatiilor, a resurselor umane si a produselor este dificila si creeaza probleme. Daca managementul informatiilor de tipul facturi, termene de livrare, plati a devenit foarte dificil,este momentul sa incepi implementarea unui ERP care sa centralizeze si sa organizeze datele. In acest fel, acuratetea datelor nu va mai fi o problema, oricine din companie putand avea acces la aceleasi date instant.

2. Raportarea a devenit greoaie sau eronata.Cand rapoarele oferite managementului incep sa nu mai arate realitatea din companie, este clar ca este nevoie de o solutie informatica care sa preia functia de elaborare rapoarte. In orice companie, managementul ar trebui sa aiba la dispozitie instant informatii reale despre principalii indicatori de performanta, prezentate intr-o maniera simplificata si usor de inteles.

3. Problemele cauzate de cresterea companiei devin din ce in ce mai presante.Indiferent daca cresterea companiei este in angajati sau in clienti, un sistem ERP este construit pentru a usura procesul de crestere al companiilor si pentru a le propulsa catre urmatorul nivel de performanta si profitabilitate. Fluxul marit de informatii si numarul mare de oameni care au nevoie de acces simultan la informatie pot face din procesele desfasurate manual un cosmar.

4. Compania foloseste software-uri diferite pentru gestiunea proceselor diferitelor departamente. Daca departamentul contabil utilizeaza un software de urmarire a comenzilor iar echipa de vanzari plaseaza comenzile prin intermediul unui software diferit, compania nu functioneaza la eficienta maxima. Mentinerea mai multor sisteme software este o operatiune consumatoare de timp si resurse si in mod invariabil se ajunge la erori ce vor afecta relatia cu clienti. Folosind un ERP, intreaga companie va avea acces la aceleasi informatii, prin intermediul aceleasi solutii software. Timpul pe care altadata il pierdeati folosind sisteme software multiple, dupa implementarea unui ERP il puteti folosi pentru a imbunatati serviciile oferite clientilor.

5. Experienta oferita clientilor are de suferit. Daca un client suna pentru a verifica o comanda, iar angajatii companiei nu ii pot spune rapid status-ul acesteia si aflarea informatiei corecte inseamna un du-tevino deemail-uri si telefoane intre departamente, este un semn clar ca este nevoie de un sistem integrat pentru managementul informatiilor. Astfel, orice angajat va putea oferi clientilor informatiile cerute, iar clientii cu siguranta vor aprecia acest lucru.

Cat de mare este investitia intr-un software ERP?

Pentru a afla la ce suma se ridica investitia intr-un sistem ERP, am discutat cu mai multi furnizori de solutii informatice. Cel mai corect raspuns este „depinde”. Software-urile de tip ERP se impart in trei nivele, in functie de complexitatea lor. Aceste nivele se numesc „tier”: tier 1, tier 2 si tier 3. Modul corect de a alege un software ERP este in functie de complexitatea business-ului pentru care se doreste implementarea. Nu intotdeauna un ERP de tier 1 este alegerea potrivita. Costul total de ownership (TCO – total cost of ownership) este mare pentru ERP tier 1. Este exact ca in cazul unei case: facturile sunt mult mai mari cand detii o casa mare, cu multe camere care trebuiesc incalzite.

Pe de alta parte, nici alegerea celei mai ieftine solutii nu este o strategie buna. Alegand o solutie de complexitate mica se poate ajunge la a rula multiple tabele Excel pentru a compensa functionalitatile lipsa din solutia ERP. Practic, nu este niciun salt calitativ fata de managementul manual al informatiei.

Complexitatea solutiei alese trebuie sa fie in stransa corelatie cu marimea companiei si cu complexitatea proceselor interne. O companie mare, complexa, are nevoie de o solutie software complexa care sa sustina cresterea pe termen lung.

Legat de costurile de achizitie, strict orientativ putem spune ca un ERP tier 3 costa cateva mii de euro, un ERP tier 2 costa cateva zeci de mii de EURO iar un ERP tier 1 se ridica la peste o suta de mii de euro.